Seus livros na nuvem, e em mais de um computador

Com a Nuvem Emite, seus livros se copiam sozinhos para a nuvem e você pode recuperá-los em outro computador se este falhar. Também serve para trabalhar em dois computadores ou mais do mesmo negócio —o seu notebook, um caixa no balcão, o depósito—: o que se faz em um aparece nos outros na próxima sincronização (a cada minuto).

O seu outro computador: conectá-lo com a sua conta

Para um computador que você, o dono, usa (o seu notebook, o de casa):

Que já tem seus livros: ⚙ Configurações → Nuvem Emite → ☁ Conectar…, com o seu e-mail e senha da Nuvem Emite. Seus livros sobem em segundo plano; você pode continuar trabalhando.
Novo: nas boas-vindas, clique em Já uso o Emite em outro computador — conectar minha Nuvem Emite (ou conecte depois pelas Configurações). O Emite oferece baixar seus livros e diz com qual número segue a próxima fatura.

Suas configurações viajam sozinhas: o logo, as cores e a fonte da fatura, o tema, a gráfica, as condições do orçamento. O idioma e o bloqueio por inatividade ficam como cada computador os tiver.

Adicionar um computador do negócio com um código

Para um computador que a sua equipe usa —um caixa, o depósito— ninguém digita a sua senha nele: ele entra com um código que você gera.

No computador da Administração (ou no Laptop), ⚙ Configurações → Computadores… → Adicionar computador… (ou F2 em Computadores).
Escolha o que o computador novo vai fazer (a função dele, mais abaixo), onde ele fica e como se chama —por exemplo, Caixa 2— e clique em Gerar o código. Você confirma com a senha da sua conta da Nuvem Emite.
O Emite mostra um código de 8 letras e o seu QR. Ele vale 15 minutos e serve uma vez só; se você fechar a janela sem usá-lo, ele é anulado.
No computador novo, com internet: nas boas-vindas, Tenho um código do dono — unir este computador ao negócio (se ele já tem o Emite, ⚙ Configurações → Nuvem Emite → Unir este computador a um negócio…). Digite o código, ou leia o QR com o leitor, e clique em Unir.
O computador novo mostra Esperando o dono aprovar este computador. Enquanto espera, ele não recebe nem envia nada do negócio, e não faz faturas, recibos nem orçamentos, nem sem internet.
Na Administração ele aparece em Computadores com Espera a sua aprovação. Escolha-o, aperte F8 e confirme com a sua senha. A partir daí ele recebe os livros do negócio e fica unido.

O que cada computador faz

Cada computador unido tem uma função. Você a escolhe ao adicioná-lo e a muda depois em Computadores com F6 (vale quando alguém volta a entrar nele). Um Caixa ou um Depósito sempre entra com a sua própria chave: a um computador que entra com a sua conta, primeiro dê a sua própria chave (F9).

Caixa: fatura e orça quando é o computador que emite hoje. Recebe pagamentos e consulta. Não mostra custos, despesas, compras nem relatórios.
Depósito (com o Emite Comercio): recebe, move e conta mercadoria e lança compras. Não muda preços. Não fatura.
Administração: mostra e gerencia todo o negócio, também os computadores. Fatura e orça quando é o computador que emite hoje.
Laptop (sem faturar): não faz faturas, recibos nem orçamentos novos: quem os numera é o computador que emite. O resto, como na Administração: corrigir um orçamento salvo, anular uma fatura, receber, relatórios, compras, despesas, estoque e os computadores.

Num caixa e no depósito não aparecem os dados fiscais (a empresa, o timbrado, o RUC, a numeração): eles são cadastrados na Administração e valem para todo o negócio. Um depósito e o Laptop nunca emitem. Em cada computador só entra a equipe que corresponde à função dele: um caixa não entra no depósito nem no Laptop.

Só um computador emite

Para que nunca saiam duas faturas com o mesmo número, só um computador emite faturas, recibos e orçamentos. Os outros consultam: veem tudo, mas não numeram. O cartão Nuvem Emite das Configurações diz qual é:

✓ Este computador emite as faturas.
⛔ Emite: «o outro» — este computador consulta.
⛔ Nenhum computador emite ainda.

Se você tentar emitir no que consulta, o Emite avisa («Este computador não emite») e indica como passar a emissão.

O que emite pode ser um Caixa ou a Administração; um Depósito ou o Laptop (sem faturar), nunca. Num caixa, só o dono pode passar a emissão para esse computador; quem trabalha no caixa, não.

A primeira vez: qual computador emite?

Com a conta conectada em dois ou mais computadores e nenhum emitindo ainda, nenhum emite até o dono escolher qual. Ao abrir o Emite, ou ao apertar F4, aparece Qual computador emite?, com os outros computadores da conta:

Sim, emitir deste (ou S) — este passa a emitir e antes traz o que houver no outro.
Não — a resposta padrão (Enter e Esc): não muda nada.

Só o dono escolhe; os outros usuários veem a explicação e Voltar.

Se a sua conta está em um só computador, ele continua emitindo sozinho, também sem internet, e assume a emissão no próximo contato com a nuvem. Um computador recém-conectado não emite até saber se está sozinho.

Passar a emissão para este computador

⚙ Configurações → Nuvem Emite → 🔒 Desbloquear para editar.
Emitir deste computador… (precisa de internet).
Se o outro está com o Emite aberto, o Emite diz o que sabe dele (se está aberto, se enviou tudo, ou se ficaram mudanças sem enviar) e pergunta: Emitir deste computador ou Só consulta.
O Emite espera o outro terminar de enviar o que é dele (uns segundos, até um minuto e meio), traz o que ele emitiu e segue a numeração. No fim ele mostra a próxima fatura, orçamento e recibo.

Ninguém precisa responder nada no outro computador: ele fica sabendo sozinho e passa a consultar.

Quando você abre o Emite no computador que não emite

Se o que emitia foi fechado normalmente (com o X) e com tudo enviado, este abre sem perguntas, passa a emitir e traz o que foi feito lá. Isso acontece só quando o dono abre o Emite (com a conta do dono da Nuvem Emite) e nunca se o que emitia é um Caixa: aí o Emite pergunta, e o que ele propõe é Só consulta. Se quem abre é um caixa ou alguém com «Só ver», a emissão não muda e este fica em consulta. Um Depósito ou o Laptop (sem faturar) nunca passam a emitir.
Se o que emitia continua conectado —tem o Emite aberto e falou com a nuvem nos últimos dois ou três minutos, mesmo com uma versão anterior—, o Emite pergunta Outro computador está emitindo: Emitir deste computador ou Só consulta. Se você escolher emitir, ele espera o outro enviar o que tem.
Se o que emitia parou de falar com a nuvem sem ser fechado direito —o notebook ficou dormindo com o Emite aberto (você fechou a tampa), faltou luz, travou, ou foi desligado sem fechar o Emite—, ele poderia ter faturas que ainda não enviou (ou, se tiver uma versão anterior do Emite, continuar faturando sem internet). Por isso este não assume a emissão na hora: espera o outro se conectar à internet ou ser fechado direito, ou passarem 5 dias sem notícias dele (7 se o outro ainda não foi atualizado para esta versão). Se ele está aí e desligado, o dono pode dizer O outro computador está aqui comigo e está desligado e a emissão passa agora (fica na auditoria); se o outro falou com a nuvem há um momento, o primeiro número espera alguns minutos a mais. Enter e Esc esperam. Se o outro está em outro lugar, abra-o com internet por um momento e feche-o direito. Um notebook que dormiu há pouco ainda conta como conectado: primeiro você vê a pergunta de cima, e se escolher emitir, ele espera o outro do mesmo jeito.
Se o que emitia não falou com a nuvem desde que este entrou na conta —por exemplo, era o único computador, foi fechado ontem à noite e este foi conectado hoje—, ele pode não saber que agora há outro: aberto sem internet, continuaria emitindo como um computador sozinho. Por isso este não assume a emissão sozinho, mesmo que o outro tenha sido fechado direito e passe o tempo que passar: espera o outro se conectar à internet por um momento, ou o dono dizer O outro computador está aqui comigo e está desligado. O mesmo quando você escolhe este computador e nenhum emitia.

O hábito que evita a espera. Antes de fechar a tampa do notebook que emite, feche o Emite no X: assim o outro assume a emissão sem esperar. Isso, quando o dono o abre e se o que você fechou não é um Caixa.

Faturar sem internet

Um só computador (sem a Nuvem Emite, ou com a sua conta em um só): fatura sempre, com ou sem internet, também depois de restaurar um backup. Se você acabou de conectá-lo à Nuvem Emite, a partir do primeiro contato dele com a nuvem.
Dois ou mais computadores: antes de dar um número, o Emite confirma com a nuvem que este computador é o que emite. Com internet não se nota: ele fala com a nuvem a cada minuto e, se for preciso, pergunta um instante antes de salvar. Sem internet não sai nenhum número —nem faturas, recibos, orçamentos ou notas, nem um envio ou uma anulação no SIFEN—: pede Conecte-se à internet para continuar faturando (num orçamento, Conecte-se à internet para continuar fazendo orçamentos), com o botão para Sincronizar agora, e nenhum número é usado. Enquanto isso você pode consultar, ver os relatórios, registrar recebimentos e abrir os PDFs do que já emitiu; o recibo de um recebimento é emitido quando a conexão voltar. O que foi feito sem conexão chega ao outro quando a internet voltar. Anular uma fatura eletrônica sem a nuvem não a anula: se estava A enviar, o Emite a envia ao SIFEN assim que a conexão voltar, e se você não a quiser, cancele-a no SIFEN quando ele a aprovar. Cancelar no SIFEN avisa isso antes de pedir o motivo ou a senha do dono.
Você restaurou um backup: num negócio com vários computadores, antes do próximo número o Emite sincroniza uma vez com a nuvem (com internet, um minuto). O que o backup sabia da nuvem não conta.
Sem a sessão da Nuvem Emite: num negócio com vários computadores, nenhum dá números sem a sessão, nem o que emite (Entre na sua conta para continuar faturando). Sair da conta avisa antes o que vai acontecer.
Você não usa mais os outros computadores: no que emite, sem a sessão, F4 oferece ao dono Não uso mais os outros computadores: a partir daí ele é um só computador e fatura sem a nuvem (fica na auditoria). Se um dos outros voltar a se conectar, ele conta de novo. Também depois de restaurar um backup: antes da próxima fatura ou recibo, o Emite mostra os números para você comparar com o papel.
Você reinstalou o Windows ou o Emite, ou copiou os livros para outro computador: se o negócio usa um só computador, ele fatura como sempre. Se usa vários, entre na Nuvem Emite; se a instalação anterior não existe mais, ao passar a emissão escolha Essa instalação não existe mais.

Quando o que emitia é aberto de novo sem internet

Ao ser fechado normalmente, o computador que emitia avisa a nuvem que o outro pode passar a emitir. Se depois ele é aberto de novo sem internet, não sabe se o outro emitiu enquanto isso. Num negócio com vários computadores ele não dá números até a nuvem responder: com internet, em alguns segundos.

Num computador que voltou a ser o único (Não uso mais os outros computadores), ao emitir ele pergunta Você usou o outro computador desde que fechou este?:

Sim, esperar ter internet — a resposta padrão (Enter e Esc). Com internet, o Emite descobre sozinho em alguns segundos.
Não usei: emitir aqui — continua com a numeração que tinha.

Quem responde é o dono. Se em ⚙ Configurações → Nuvem Emite você liga Um caixa pode confirmar a emissão sem internet, um caixa também pode responder; num computador vinculado a outros essa opção não aparece, porque ali sem a nuvem não sai nenhum número. Cada resposta fica na auditoria com quem a deu. Se a conta está em um só computador, ou este ainda não sabe quais outros existem, ele não pergunta nada.

Ao fechar: nada fica sem enviar

Se você fecha o Emite com mudanças que ainda não chegaram à nuvem, aparece Trabalho sem enviar para a nuvem: Enviar e fechar (o recomendado), Fechar mesmo assim ou Cancelar. Sem internet, as mudanças ficam salvas neste computador e sobem sozinhas quando a conexão voltar; até lá o outro não as vê.

Remover um computador do negócio

Para um computador que você não usa mais, que quebrou ou que foi roubado: em Computadores, escolha-o, aperte Del (Remover do negócio) e confirme com a sua senha.

A partir desse momento a nuvem o trata como removido: ele não pode assumir a emissão das faturas.
Durante 30 dias ele ainda pode enviar as faturas, recebimentos e anulações que fez sem internet, para que não falte nenhuma nos seus livros. Elas só se somam: não muda nada do que já está lá.
Nele aparece Este computador foi removido do negócio: ele envia o que faltava e se bloqueia. Os livros dele continuam no disco; nada é apagado.

Um computador que entrou com um código tem a sua chave própria: ao removê-lo, ele fica de fora na hora. Um que você conectou com o seu e-mail e a sua senha entra com a sua conta, e removê-lo não o tira de vez. Para que ele fique de fora, dê antes a ele a sua chave própria: escolha-o em Computadores e aperte F9; o Emite gera um código, que se digita nesse computador em ⚙ Configurações → Nuvem Emite → Passar para chave própria…. Se ele foi roubado ou você o perdeu, mude também a senha da Nuvem Emite.

A equipe, uma só para todo o negócio

Sem a Nuvem Emite, os usuários são de cada computador. Com a Nuvem Emite, a equipe é uma só para todo o negócio: você a cadastra e a muda em 👤 Usuários na Administração ou no Laptop, e ela chega aos outros computadores. Se você desativa alguém, essa pessoa fica de fora em todos assim que recebem a mudança; um computador sem internet a deixa entrar até se conectar. Se o mesmo nome de usuário foi criado em dois computadores, o Emite pede que você escolha com qual fica. Mais sobre níveis e PIN em Usuários, níveis de acesso e PIN.

Atividade: quem fez o quê, e em qual computador

Em 👤 Usuários, Atividade… mostra cada coisa que foi feita: a data, o computador, a pessoa, o que fez (emitiu uma fatura, anulou um recebimento, mudou um preço, pediu ao SIFEN para cancelar uma fatura…) e o detalhe. Dá para filtrar por período (Hoje, Últimos 7 dias, Últimos 30 dias) e por computador: assim você vê tudo o que o Caixa 2 fez hoje.

Na Administração e no Laptop, com a Nuvem Emite e internet, você vê o de todos os computadores do negócio.
Em outro computador, ou sem internet, você vê só o desse computador.
O computador registrado em cada ação é seguro. O nome diz quem entrou com esse usuário e o PIN dele, mas não prova: cuide para que cada um use o seu.

A pílula: quão em dia está este computador

Na barra lateral, um computador conectado à Nuvem Emite mostra quão recentes são os seus dados. Na Administração ou no Laptop, o dono abre Computadores com um clique nela.

Em dia · há 3 s (verde): ele tem o mais recente dos outros computadores.
Sem internet desde 10:42 (âmbar): o que ele faz sobe sozinho quando a conexão voltar. Num negócio com vários computadores, sem internet não saem faturas, recibos nem orçamentos (como explica mais acima a parte de faturar sem internet).
Sem conexão há 3 dias (vermelho): faz mais de dois dias que ele não recebe dados da nuvem; confira a conexão.

Outras coisas do cartão Nuvem Emite

Sincronizar agora — não espera o próximo minuto.
☁ Em dia ou ☁ N mudanças pendentes de envio — se a mais antiga está esperando há dias, confira a sua internet.
Sair da conta — desconecta este computador da nuvem.

Se mesmo assim dois computadores emitirem o mesmo número (por exemplo, um com um Emite anterior a esta regra que trabalhou dias sem internet), a nuvem rejeita o segundo e o Emite avisa com um aviso na tela.